Så blir du bättre på att hantera dina mejl

Om e-posten hade varit fysiska brev som med jämna mellanrum damp ner framför dig och som du direkt förväntades läsa och besvara skulle det bli tydligt hur stor arbetsbörda som mejlkommunikation kan innebära. Nu hamnar de istället i en digital inkorg i ditt mejlprogram och det är bara du som ser högen växa.
Att inse att mejlkommunikation är något som tar tid är ett första steg för att bli bättre på att hantera den. Har du inställningen att mejlandet är något som görs i förbifarten, liksom av sig självt, är risken större att det jäktar dig och ger merjobb snarare än effektiviserar ditt arbete.
– Får du ohanterligt mycket e-post måste du ta upp problemet med din chef för att diskutera om någon kan avlasta dig, säger Olle Bälter, forskare på KTH som doktorerat på hur man mejlar professionellt. Men det finns också sätt som kan reducera stressen.
Olle Bälter har skrivit boken ”Effektivare e-post: konkreta råd för ett bättre e-postliv” och ett av tipsen han vill förmedla är att hitta en struktur för när man läser sin e-post. Han menar att man inför sig själv bör bestämma en tidpunkt då man ägnar sig åt att läsa sina meddelanden. Kanske kan det räcka med en gång om dagen.
– Ta kommandot över e-posten. Stäng av pop-up-funktioner, ljud som signalerar att det kommer mejl och ställ in så att mejlprogrammet inte löpande hämtar dina meddelanden utan att du själv väljer när du vill och kan ta emot dem, säger Olle Bälter.
Syftet med det är flera. Dels lägger du på det sättet ner det engagemang som mejlkorrespondens kräver och dels slipper du att förlora den tid som annars skulle gå åt för att växla mellan din huvudsakliga syssla och att svara på mejlet. Man räknar med att det kan ta upp till tre minuter att hitta tillbaka till sitt fokus efter att man blivit avbruten, så att ha många bollar i luften är ofta en dold tidstjuv.

Fastna inte i fel saker
När du har din e-posttid bör du börja med att sortera de inkommande mejlen. Vilka måste du svara på idag, vilka kan vänta och vilka kräver betänketid för att besvaras? Den övergripande prioriteringsordningen hjälper dig att inte fastna vid fel saker, vilket är lätt hänt för den som betar av sina mejl i den kronologiska ordning som de inkommit. Att ha ett mappsystem i inkorgen kan också hjälpa till att skapa ordning bland e-posten.
När du kommit till steget då du ska besvara mejlen är grundregeln densamma som de uppfostrande anslagen om trivseln på många personaltoaletter – skriv mejlen så som du själv önskar få dem.
– Skriv kort och koncist. Utgå från att dina mottagare har lika lite tid som du själv. Om möjligt skriv frågan i ämnesraden, säger Olle Bälter.
Behöver något förklaras med en längre text ska det övergripande ämnet eller frågeställningen vara tydligt i början av meddelandet men märker du att mejlet blir för långt ska du fundera på om e-post verkligen är det rätta kommunikationsverktyget för det du vill få fram. Kanske är det då bättre att ringa.
Det rådet, det vill säga att ringa eller träffas hellre än att mejla, gäller även om du är arg på någon eller något eller vill framföra kritik.
– Känsloyttringar är överlag svåra att förmedla i mejlform. Det bidrar ofta till missförstånd. Undvik att ha en hård ton i dina mejl och var försiktig med ironiska tilltal, råder Olle Bälter.
Precis som du själv önskar bocka av din mejlhög snabbt vill troligtvis din mottagare likadant. Har du flera frågor till en och samma person bör de därför delas upp i separata mejl. På så sätt kan mottagaren överskådligt besvara ett ärende i taget, vilket får till följd att det blir tydligt vad som besvarats och inte och ditt mejl riskerar inte att fastna på grund av en av alla dina frågor krävde betänketid.
Tidsbristen till trots vill Olle Bälter slå ett slag för att lägga omsorg på sin mejlkommunikation.
– Ofta slarvar vi med innehållet och skickar iväg mejlen utan att tänka efter med känslan av att ha gjort lite nytta. Men det kan lätt få motsatt effekt genom att orsaka missförstånd som ger merjobb. Läs alltid mejlet innan du skickar. Det lönar sig och gör dig till en omtyckt mejlkontakt.

Annons