Journalsystemskifte kräver genomtänkt migreringsstrategi
Fem frågor till Martin Gunnarsson, programägare för Cosmic och områdeschef för specialiserad vård i Region Örebro län. Han är docent och överläkare i neurologi och har på senare år haft flera chefsroller i Region Örebro län och vid Örebro universitet.
Hösten 2024 är Region Örebro län en av nio svenska regioner som gemensamt inför journalsystemet Cosmic. Vad är syftet med att införa det nya journalsystemet?
– Våra nuvarande journalsystem håller på att bli föråldrade, vilket gör bytet nödvändigt. I dagsläget använder vi två separata journalsystem i vår region, ett för primärvården och ett för sjukhusvården. En viktig ambition med övergången till Cosmic är att möjliggöra en sammanhållen journalföring som bland annat underlättar informationsutbytet både inom regionen och över regiongränserna. I förlängningen skapar vi också förutsättningar att dela information med kommunerna.
När all information samlas i ett system minimeras dubbeldokumentationen.
Vilka fördelar kommer det nya journalsystemet att få i förhållande till era befintliga system?
– När all information samlas i ett system minimeras dubbeldokumentationen, vilket frigör tid till patientnära arbete och bidrar till en förbättrad arbetsmiljö. En sammanhållen journalföring gör även patienterna mer delaktiga i sin vård. När våra medarbetare har tillgång till ett samlat beslutsunderlag ökar förutsättningarna för att kunna erbjuda vård av god kvalitet. Cosmic gör det dessutom möjligt för oss att successivt addera ny funktionalitet i systemet, exempelvis taligenkänning och automatiserade diktatutskrifter.
Hur bedömer du risken för att information missas att överföras i samband med skiftet?
– Risken är relativt låg, jag känner mig trygg med den strategi vi har tagit fram. Vi har under en längre tid förberett journalsystemsskiftet för att minimera risken för informationsbortfall. Vi har utformat en strategi för informationsöverföring som innebär att vi har klassificerat information utifrån vad som lämpar sig bäst att överföras automatiskt och vad som i stället bör överföras manuellt. Informationen kommer under en övergångsperiod dessutom att finnas tillgänglig även i våra befintliga journalsystem.
Hur kan man undvika informationsbortfall?
– Med en genomtänkt och detaljerad migreringsstrategi för befintliga data. För akutverksamheten har vi växlingsrutiner som minimerar risken för informationsbortfall i samband med skiftet. Om driftstörningar skulle uppstå så har vi upprättat reservrutiner för det.
Vad är viktigt för att införandet ska ske så smidigt som möjligt för sjukvården och sjukvårdspersonalen?
– Strukturerade utbildningsinsatser är viktigt. I vår region genomgår samtliga medarbetare en grundutbildning i det nya systemet samt anpassad utbildning utifrån sin yrkesroll. Somliga medarbetare har genomgått en mer grundlig systemutbildning. De är ”superanvändare” som kan stötta sina kollegor i samband med införandet. Supportfunktioner är också av betydelse. Vi har tillgång till leverantörens supportfunktion samt en intern regional supportfunktion.
