Digitalt planeringsverktyg effektiviserar slutenvården
Inom slutenvården på Akademiska sjukhuset har man för vårdplanering och styrning ersatt whiteboards och klisterlappar med en digital pekskärm som ger medarbetarna ett faktabaserat beslutsstöd i realtid. Det digitala verktyget frigör tid till patientnära arbete och underlättar både central vårdplatskoordinering och arbetsflöde på avdelningsnivå.
År 2018 präglades slutenvården på Akademiska sjukhuset av vårdplatsbrist, återkommande överbeläggningar och utlokaliseringar, en resurskrävande, manuell och administrativt tung vårdplatskoordinering och svårigheter att överblicka aktuellt vårdplatsläge. Denna situation sådde fröet till DiViS, ett digitalt verktyg för visualisering och styrning av slutenvårdsflödet.
Verktyget har utvecklats i nära samverkan mellan Akademiska sjukhuset och Tietoevry.
”Vårdpersonal som inte är på plats kan överblicka systemet från sin egen dator.”
Styra och koordinera
DiViS består av två komponenter: en för att styra och koordinera vårdplatser och patientflöden på sjukhusövergripande nivå, och en för att planera och styra arbetet på avdelningsnivå.
– DiViS hämtar data i realtid från journalsystemet och används i huvudsak på digitala pekskärmar, men även vårdpersonal som inte är på plats kan överblicka systemet från sin egen dator, säger Patrik Bodeby, som tidigare var projektledare och avdelningschef vid sjukhusets kirurgiska utvecklingsavdelning och numera är verksamhetsutvecklare på produktionsenheten.
När en första pilotversion av DiViS var framtagen började man arbeta med verktyget på kirurgiska utvecklingsavdelningen. Eftersom det var här behovet synliggjordes från början var det lätt att få personalen att börja använda den digitala tavlan i den dagliga verksamheten.
Visualisera aktuell beläggning
För medarbetarnas del innebär DiViS att de har fått tillgång till ett helt nytt tvärprofessionellt kommunikationsverktyg. Aktiviteter och behov kopplade till avdelningens inskrivna patienter sätts upp och bockas av direkt på tavlans touchskärm eller från den egna datorn. Personalen behöver därmed inte längre springa och leta efter varandra eller lämna över handskrivna lappar för att förmedla information. Alla har alltid tillgång till en aktuell bild av dagens planering och patienternas omvårdnadsbehov.
– De främsta fördelarna med DiViS är att det ger vårdavdelningar bättre möjlighet att visualisera aktuell beläggning, styra sina egna flöden, samordna och prioritera resurser och aktiviteter, och underlättar rapportering och kommunikation. När samtliga medarbetare enkelt kan överblicka vad som gjorts och vad som behöver göras ökar även delaktigheten, säger Nina Falk, Akademiska sjukhusets projektledare för DiViS.
”När samtliga medarbetare enkelt kan överblicka vad som gjorts och vad som behöver göras ökar även delaktigheten.”
Verksamhetsbehoven styrde
– Vi var tidigt tydliga med att vi inte ville köpa in ett färdigt system. För oss var det viktigt att DiViS skulle utvecklas och utvärderas successivt under projektets gång, att verksamhetsbehoven styrde utvecklingen och att kunna involvera våra medarbetare från start. En av våra viktigaste framgångsfaktorer är just att medarbetarna var delaktiga i utformningen av DiViS redan från start. Tietoevrys konsulter träffade medarbetare på avdelningar och deltog i avdelningars dagliga styrningsmöten och sjukhusövergripande vårdplatskoordineringsmöten för att studera arbetssätt och fånga behov och krav. Tillsammans har vi skapat ett system som kontinuerligt utökas med ny funktionalitet i takt med att verksamhetens behov skiftar, säger Patrik Bodeby.
Efter det första pilotprojektet på utvecklingsavdelningen har DiViS successivt introducerats på nästan samtliga slutenvårdsavdelningar.
Ökar patientsäkerheten
– Nu pågår arbetet med vidareutveckling, så plattformen kan användas även för löpande reflektion och arbetsmiljöuppföljning. Vår ambition är att DiViS framöver även ska kunna användas till att följa upp kvalitetsmått. Det kan också bli aktuellt att börja använda DiViS i operations- och öppenvårdsverksamheten, säger Nina Falk.
DiViS ger medarbetarna rätt förutsättningar att agera proaktivt i en komplex verksamhet och snabbt kunna överblicka var patienten befinner sig på sin vårdresa. Teamarbetet gynnas av ett gemensamt verktyg och medarbetare behöver inte lägga tid på att hitta kollegor för att förmedla information. För patientens del har DiViS bidragit till en ökad patientsäkerhet eftersom risken att personalen missar viktiga moment som kan leda till fördröjd behandling minimeras.
”Genom vårt agila arbetssätt kan förbättringsförslag implementeras i DiViS på ett par månader.”
Involvera medarbetarna
– Det nära samarbetet mellan oss på Tietoevry och Akademiska sjukhuset har varit helt unikt. Initialt hade vi tät och löpande kontakt med avdelningschefer och medarbetare och DiViS fick växa fram under deras överinseende. Nu när DiViS är breddinfört sammanställer Nina synpunkter och förbättringsförslag från verksamheten och tar dem vidare till oss. Genom vårt agila arbetssätt kan förbättringsförslag implementeras i DiViS på ett par månader, vilket ytterligare stärker medarbetarnas engagemang i systemet, säger Sara Saltin, projektledare för DiViS projektet på Tietoevry.
– Mitt råd till andra sjukhus som vill införa den här typen av system är att börja i liten skala, involvera medarbetarna från start och att inleda implementeringen som en pilot på en avdelning. Eftersom Akademiska sjukhuset äger systemet själva uppmuntrar vi även andra vårdgivare som är intresserade av den här typen av system att ta kontakt med oss. Vi delar gärna med oss av våra erfarenheter, säger Patrik Bodeby.
